Workflow-Management-Systeme

Die Bestrebung, Organisationsstrukturen in Unternehmen prozessorientiert mit Hilfe von so genannten Workflow-Systemen aufzubauen, möchte organisatorische Effizienzvorteile nicht einschränken, indem rein funktional orientierte Informationssysteme zum Einsatz kommen.

Ein Workflowmanagement-System strukturiert und koordiniert einen Prozess, indem es das enthaltene Konzeptwissen benutzt, um die Reihenfolge von Aktivitäten überwachen oder sogar zu initiieren. Dabei stellt es automatisch entsprechende Bearbeitungsmechanismen wie angepasste Formulare und mindestens benötigte Daten zur Verfügung und kontrolliert die eingepflegten Daten anhand von Kontrollregeln. Erstellt man ein solches Workflowmanagement-System, nutzt man meistens eine grafische Modellierungskomponente, die teilweise auch in einer entsprechenden Programmierumgebung vorhanden ist, die für die Implementierung der individuellen neuen oder angepassten Software-Module verwendet wird. In diesem Bereich gibt es trotz verschiedener Bemühungen keinen Standard, sodass sich hier im praktischen Einsatz werkzeugabhängige Unterschiede ergeben. Insbesondere XML (eXtensible Markup Language) ist eine wesentlich technische Komponente für die Abbildung und Speicherung sowie Validierung, Übertragung und Umwandlung von Daten.

Workflow-Life-Cycle und Funktionsweise

Für die Projekte zur Einrichtung eines Workflowmanagement-Systems gibt es das Konzept des Workflow-Life-Cycle. Es schafft darüber hinaus auch die Verbindung zwischen Prozessmodellierung und Workflowmanagement.

• Prozessmodellierung: In dieser Phase beschreibt man die Prozesse des Unternehmens mit den Methoden der Geschäftsprozessmodellierung.
• Anreicherung für Workflows: Man überträgt die modellierten Geschäftsprozesse dann in ein entsprechendes Werkzeug für die Workflowmodellierung. Dieser Schritt repräsentiert dann auch bereits Teilaufgaben der Software-Architektur, wenn hier später zu nutzende Werkzeuge und Programmier-Umgebungen zum Einsatz kommen. Die Geschäftsprozesse werden während dieser Übertragung mit weiteren Informationen workflow-spezifischer Natur angereichert. Dies beinhaltet auch die Definition von Rollen in Form von abstrakten Aufgabenträgern, die definierte, ihnen zugeordnete Aktivitäten ausführen können. Im rahmen der Rollenauflösung wählt man zur Laufzeit dann konkrete Systembenutzer aus, welche diese Rollen und damit die ihnen zugeordneten Aktivitäten ausüben können.
• Laufzeit: Während der Laufzeit des Systems erstellt es aus so genannten Workflow-Modellen für die verschiedenen betrieblichen Vorgängen eine Workflow-Instanz. Die notwendigeweise auszuführenden Tätigkeiten, die im Workflow-Modell enthalten sind, werden als Arbeitslisten abgerufen und so gefiltert, dass der jeweilige Mitarbeiter die von ihm auszuführenden Arbeiten erkennt. Die ausgeführten Aktivitäten werden in einem Audit-Trail protokolliert, sodass auch die Statusübergange eines Prozesses (fertig, begonnen, unterbrochen usw.) nachvollzogen werden können. Die Kontrolle erfolgt dann eine Monitoring-Komponente, die ein Administrator bedienen kann.

Workflow-Life-Cycle

Effekte von Workflowmanagement-Systemen

Da der Einsatz von Prozessmangement-Techniken grundsätzlich in unterschiedlichen Dimensionen Vorteile bedeutet, können auch beim Workflowmanagement ähnliche Vorteile beobachtet werden. Der wohl wichtigste positive Effekt liegt allein schon darin, dass überhaupt die Aktivitäten, die zur Durchführung von Unternehmensaufgaben ausgeführt werden müssen, prozessorientiert aufbereitet werden und dass dabei Geschäftsobjekte – im Regelfall Geschäftsdokumente – strukturiert und kontrolliert bearbeitet werden. Hier kann man Effizienzgewinne erwarten, die dadurch hervorgerufen werden, dass die unterstützende Software Transportzeiten durch elektronische Speicherung und Anzeige aufhebt und Liegezeiten durch strukturierte und angeleitete Bearbeitung verringert. Die komplette elektronische Abwicklung von Aktivitäten sorgt für eine Entkoppelung von Arbeitsplatz und Dokument, für die Möglichkeit, anstehende Dokumentbearbeitung zu priorisieren, anzumahnen und zu erinnern sowie organisatorisch auf unterschiedliche Art und Weise zu verteilen.

Während sich die zuvor beschriebenen Effekte auch finanziell positiv auswirken, gibt es eine Reihe von weiteren Effekten, die zwar nicht finanziell messbar sind, die allerdings insgesamt aufgrund von steigender Prozessqualität auch als positiv eingestuft werden können. Durch die komplette elektronische Abwicklung entsteht eine Möglichkeit, den gesamten Prozess in jedem Arbeitsschritt nachvollziehbar zu machen und tatsächlich auch jederzeit Informationen über Status und Bearbeitungsweisen abzurufen. Diese erhöhte Transparenz führt zu einer einfachen und verbesserten Auskunftsfähigkeit gegenüber traditioneller Bearbeitung. Die Arbeitsorganisation im Falle von Mitarbeiterausfall durch Krankheit oder Urlaub gelingt aufgrund der hohen Standardisierung wesentlich einfacher, was auch eine vereinfachte Einarbeitung von zusätzlichen Kräften bedeutet.
Projektstruktur

Bei Projekten zur Planung, Auswahl, Entwicklung und Einführung von Workflowmanagement-Software gibt es einen empfehlenswerten und sich teilweise aus technisch-organisatorischen Notwendigkeiten ergebenden Projektverlauf , der in diesem Abschnitt dargestellt werden soll.

• Projektvorbereitung: Diese Phase entspricht in vielen Punkten der ersten Phase eines Geschäftsprozessmodellierungsprojektes. Hier sind das Projektteam zu bilden, die Ziele zu definieren, das Budget festzulegen, wobei jeweils aufgrund der Bedeutung und Tragweite eines solchen Projekts insbesondere Unternehmensverantwortliche und Arbeitnehmerinteressen berücksichtigt werden müssen. Die Projektdurchführung und die eingesetzten Methoden sind ebenfalls festzulegen.
• Analyse: Die technische Analyse ermittelt die Anforderungen für die technische Entwicklung der Workflow-Anwendung. Strategisch ist es hier wichtig, die Software mit der ansonsten im Unternehmen eingesetzten Software abzugleichen und die Software in die IT-Landschaft einzubetten. Dies betrifft Fragen zur allgemeinen Software-Architektur, Zugriffszahlen, Sicherheit, Programmiersprache und Datenbank. In der organisatorischen Analyse beschäftigt man sich Fragestellungen, welche Prozesse und Unternehmenseinheiten die Nutznießer der zu erstellenden Workflow-Software sein sollen, d.h. welche Geschäftsprozesse in der Software abgebildet werden sollen. In Abhängigkeit von der Projektgröße kann dies genutzt werden (oder ist sogar von vorneherein inhaltlicher Bestandteil des Projekts), um in der Ist-Analyse erkannte Schwachstellen neu zu konzipieren.
• Modellierung und Optimierung: Die Prozesse, die in der vorher gehenden Geschäftsprozessmodellierung entdeckt und definiert wurden, können nun noch einmal optimiert und auf die besondere Technik des Workflowmanagements angepasst werden. Oft kann keine 1:1-Übertragung stattfinden, sondern es müssen Anpassungen vorgenommen werden, um einen Workflow aus einem Prozess abzuleiten.
• Marktanalyse und Systemauswahl: Auf Basis der in den vorher gehenden Phasen gewonnenen Informationen und mit Blick auf die zusätzliche Zielsetzung des Projekts muss nun ein geeignetes System gefunden werden. Dies hängt auch unmittelbar mit den Möglichkeiten zusammen, die mit Hilfe einer Neu-Programmierung oder einer Erweiterung überhaupt umgesetzt werden können. Folgende Punkte können hier zur Bewertung herangezogen werden: Plattform, Betriebssystem und unterstützte Programmiersprachen des Systems, Plattform und Betriebssystem möglicher Client-Software, wirtschaftliche und technische Kriterien wie Benutzerzahl und Sicherheitsüberlegungen.
• Implementierung: In dieser Phase findet nun die eigentliche Software-Entwicklung statt, die nach den diversen theoretischen und konzeptionellen Überlegungen ein traditionelles Software-Projekt als Teilprojekt beinhaltet. Die Server-Software muss installiert und konfiguriert werden, die Client-Software muss entwickelt oder angepasst werden, und Schnittstellen zu anderen Systemen sowie natürlich zur Datenbasis müssen geschaffen werden.
• – Einführung: Die Einführung erfolgt dann aufgrund der Bedeutung, die eine Workflow-Anwendung besitzt, mit besonderer Vorsicht. Empfehlenswert ist eine Testphase mit Parallelbetrieb, sodass das neue System direkt neben dem alten zum Einsatz kommen kann. Je nach Umfang der auszuliefernden Software kann dieser Pilotbetrieb in einem Team oder sogar einer Unternehmenseinheit zum Einsatz kommen. Wenn diese Pilotphase dann erfolgreich abgeschlossen ist, kann sie flächendeckend installiert und genutzt werden

Projektstruktur bei Workflow-Projekten

Unterstützung durch die Comelio GmbH

Die Comelio GmbH bietet alle notwendigen Dienstleistungen an, um Workflowmanagement-Systeme von Microsoft einzurichten und mit .NET-Programmierung zu erweitern. Vorab werden im Rahmen eines Projekts zur Geschäftsprozessmodellierung die umzusetzenden Arbeitsabläufe in prozessorientierter Weise erfasst und modelliert und wird auch eine Abwägung getroffen, inwieweit ein Standard-System zum Einsatz kommen kann, oder ob eine umfassende zusätzliche Programmierung notwendig wird.