Einsatz: Inhaltsverwaltung

Im Lauf der letzten Jahre ist in Organisationen eine riesige Menge unstrukturierter Inhalte bestehend aus Dokumenten, E-Mail-Nachrichten, Videos, Sofortnachrichten, Webseiten und vielem mehr entstanden. Diese Inhalte liegen oft in einem Zustand vor, der sich am besten als ungeordnetes Chaos beschreiben lässt. Dies verhindert, dass eine Organisation diese wertvollen Informationen einsetzt, um die gemeinsame Nutzung von Wissen, bessere Kommunikation mit Kunden und höhere Prozesseffizienz zu erreichen.

Die Features zur Inhaltsverwaltung in Office SharePoint Server 2007 fallen in drei Kategorien:

• Dokumentverwaltung
• Datensatzverwaltung
• Webinhaltsverwaltung

Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 bietet das entscheidende Fundament für Dokumentverwaltungsaufgaben, einschließlich der Versionsverwaltungsfeatures, Features zu beschreibenden Metadaten, Workflowfeatures, Inhaltstypen, Überwachung und rollenbasierter Zugriffssteuerung auf den Ebenen der Dokumentbibliothek, der Ordner und einzelner Dokumente.

Office SharePoint Server 2007 ergänzt diese Funktionen durch eine erweiterte Dokumenterstellung, Verarbeitung von Geschäftsdokumenten, Webinhaltsverwaltung und -veröffentlichung, Richtlinienverwaltung und die Unterstützung einer mehrsprachigen Veröffentlichung.

Dokumentverwaltung

Mit der Dokumentverwaltung wird der Lebenszyklus von Dokumenten in der Organisation gesteuert: Erstellung, Überprüfung, Veröffentlichung und Zugriff. Unabhängig davon, wo Sie arbeiten, es gibt keine Zweifel hinsichtlich der Dokumentverwaltung. Denken Sie an den Lebenszyklus eines durchschnittlichen Dokuments. Zuerst wird das Dokument erstellt, dann gespeichert, dann möglicherweise gemeinsam mit anderen Benutzern bearbeitet und gegebenenfalls von anderen geändert. Sobald eine Version entwickelt wird, muss sie nachverfolgt und organisiert werden. Mit Office SharePoint Server 2007 kann Ihre Organisation bei jedem Schritt im Lebenszyklus des Dokuments geeignete Richtlinien umsetzen und zentralisierte Repositorys zum Speichern und Verwalten von Dokumenten und Zugreifen auf Dokumente sowie Bezeichnungen und Barcodes zum effizienten Nachverfolgen von Dokumenten verwenden.

Office SharePoint Server 2007 bietet zur Unterstützung der Dokumentverwaltung die folgenden Features.

Vorlage für eine Dokumentcenterwebsite  Die Vorlage für eine Dokumentcenterwebsite ermöglicht Organisationen das Erstellen umfassender Websites zur Dokumentverwaltung, die Verwaltungsszenarios mit einer komplexen Struktur unterstützen. Die Standardeinstellungen der Vorlage für eine Dokumentcenterwebsite unterstützen eine detaillierte Inhaltssteuerung: das Auschecken vor dem Bearbeiten ist erforderlich, Haupt- und Nebenversionen sind aktiviert, die Unterstützung für mehrere Inhaltstypen ist aktiviert, und die Überwachung zum kontinuierlichen Nachverfolgen von Inhaltsänderungen ist aktiviert.

Übersetzungsverwaltungsbibliothek  Die Übersetzungsverwaltungsbibliothek hilft Organisationen beim Erstellen, Speichern und Verwalten übersetzter Dokumente. Sie enthält Ansichten und Features, die das manuelle Übersetzen von Dokumenten vereinfachen. Diese Bibliothek stellt eine angepasste Ansicht bereit, in der Übersetzungen nach dem Quelldokument gruppiert werden, und sie bietet einen Workflow zur Übersetzungsverwaltung, mit dem der manuelle Übersetzungsprozess verwaltet werden kann.

Umgebung zur Dokumentkonvertierung  Office SharePoint Server 2007 unterstützt die serverseitige Konvertierung von Dokumenten in andere Dateiformate.

Integration von 2007 Microsoft Office System-Clientprogrammen  Die Leistungsfähigkeit vieler Dokumentverwaltungsfeatures in Office SharePoint Server 2007 wird durch die hohe Integration von 2007 Office Release-Clientprogrammen stark erweitert. In Office 2007-Clientprogrammen haben Benutzer folgende Möglichkeiten:

• Starten und Abschließen von Workflowaufgaben
• Aktualisieren der Eigenschaften für Serverdokumente im Dokumentinformationsbereich
• Anzeigen von Richtlinienanweisungen zur Informationsverwaltung für Serverdokumente in der Statusleiste
• Vergleichen von Serverdokumentversionen in Microsoft Office Word
• Einfügen von Barcodes oder Bezeichnungen in Serverdokumente

Datensatzverwaltung

Die Datensatzverwaltung ist das Verfahren zum Erfassen, Verwalten und Löschen von Unternehmensdatensätzen (Informationen, die die Geschichte, das Wissen und die rechtliche Grundlage eines Unternehmens betreffen) in einer konsistenten und einheitlichen Art und Weise, basierend auf den Richtlinien des Unternehmens. Diese Richtlinien orientieren sich an der Arbeit, die eine Organisation ausführt, den rechtlichen Risiken, denen sie ausgesetzt ist, und den Gesetzen und Bestimmungen, denen sie unterliegt. Office SharePoint Server 2007 enthält eine neue Reihe von Features zum Erstellen und Unterstützen der formalen Funktionen für die Datensatzverwaltung der Organisation.

Informationsverwaltungsrichtlinien  Organisationen können Informationsverwaltungsrichtlinien in Office SharePoint Server 2007-Websites erstellen und verwenden, um die Einhaltung der Geschäftsprozesse des Unternehmens oder der rechtlichen oder behördlichen Bestimmungen zur Verwaltung von Informationen sicherzustellen. Informationsverwaltungsrichtlinien ermöglichen Websiteadministratoren oder Listenverwaltern, die Verwaltung der Inhalte zu steuern. Office SharePoint Server 2007 enthält verschiedene vordefinierte Richtlinienfeatures, die einzeln oder in Kombination von Organisationen zum Definieren von Informationsverwaltungsrichtlinien für ihre Website verwendet werden können. Diese Richtlinienfeatures können für eine ganze Websitesammlung oder für eine bestimmte Liste, Bibliothek oder einen Inhaltstyp definiert werden und beinhalten Folgendes: Überwachung, Barcodes, Bezeichnungen, Formularkonvertierung zur Archivierung und Ablauf. Darüber hinaus können Organisationen benutzerdefinierte Informationsverwaltungsrichtlinien entwickeln.

Verwaltung von Informationsrechten (IRM)   Organisationen können in Office SharePoint Server 2007 mithilfe von IRM die Aktionen einschränken, die Benutzer zu Dateien ausführen können, die von SharePoint-Listen oder -Bibliotheken heruntergeladen wurden. IRM verschlüsselt die heruntergeladenen Dateien und schränkt die Benutzer und Programme ein, die diese Dateien entschlüsseln können. Mit IRM können außerdem die Rechte der Benutzer eingeschränkt werden, die Dateien lesen dürfen, sodass sie Aktionen wie z.B. das Drucken von Kopien der Dateien oder das Kopieren von Text aus den Dateien nicht ausführen können.

Vorlage für eine Datenarchiv-Website  Die Datenarchiv-Websitevorlage in Office SharePoint Server 2007 hilft Organisationen beim Implementieren ihrer Datensatzverwaltungs- und Beibehaltungsprogramme. Diese Websitevorlage erweitert die Standardfeatures von Office SharePoint Server 2007 durch zusätzliche Datensatzverwaltungsfeatures und ermöglicht Folgendes:

• Sicherheitsfunktionen  Die Datenarchiv-Websitevorlage verfügt über Features, die die Integrität der darin enthaltenen Datensätze sicherstellen. Datensätze werden niemals automatisch durch das System geändert. Deshalb sind Datensätze, die auf die Website hochgeladen und später wieder heruntergeladen werden, grundsätzlich identisch. Die Standardeinstellungen für die Datenarchiv-Website verhindern außerdem eine direkte Beeinflussung der Datensätze, indem alle Änderungen am Dokumentinhalt mit Versionsangaben versehen und bestimmte Änderungstypen überwacht werden. Datensatzverwalter können Metadaten zu Elementen getrennt von den Metadaten des Datensatzes hinzufügen und verwalten. Änderungen an Metadaten werden ebenfalls mit Versionsangaben versehen.
• Datensatzrouting  Organisationen können eine Routingliste für Datensätze definieren, sodass an das Datensatzarchiv gesendete Datensätze automatisch an die richtige Bibliothek weitergeleitet werden.
• Umsetzung der Informationsverwaltungsrichtlinien  Die Überwachungs-, Ablauf- und Barcoderichtlinienfeatures in Office SharePoint Server 2007 dienen der Datensatzverwaltung.
• Haltestatus   Office SharePoint Server 2007 unterstützt die Verwaltung von Rechtsfragen, indem Organisationen Datensätze bis zur Klärung in einen Haltestatus aufnehmen können. Datensätze, die Rechtsstreitigkeiten oder Untersuchungen unterliegen, können einer Haltestatusliste hinzugefügt und somit von Datensatzverwaltungsrichtlinien und vom Ablaufen ausgenommen werden. Elemente können jeweils mehr als einem Haltestatus zugewiesen werden.
• Schnittstelle zur Datensatzerfassung   Benutzer und automatisierte Systeme können Inhalte problemlos an eine Datenarchiv-Website senden, ohne dass dazu der Zugriff oder die Berechtigung für Inhalte der Website zwingend erforderlich ist. Inhalte können über einen Webdienst oder unter Verwendung von SOAP oder über E-Mail unter Verwendung von SMTP gesendet werden.

Integration in Microsoft Exchange 2007  Office SharePoint Server 2007 ist umfassend in Exchange 2007 integriert. Diese Integration ermöglicht Organisationen das Erstellen verwalteter E-Mail-Ordner in Exchange, die von Benutzern in Office Outlook 2007 angezeigt werden können. Organisationen können Informationsverwaltungsrichtlinien für diese Ordner definieren, durch die Aspekte wie Beibehaltungszeitraum oder Kontingente definierte werden. Benutzer können mit diesen Ordnern auch E-Mail an eine Datensatzarchiv-Website senden, die in Office SharePoint Server 2007 implementiert wurde. E-Mail-Datensätze können von Benutzern aus dem Posteingang in die entsprechenden verwalteten E-Mail-Ordner gezogen werden.

Webinhaltsverwaltung

Office SharePoint Server 2007 enthält viele nützliche Features zum Entwerfen, Bereitstellen und Verwalten von Intranetportalen von Unternehmen, von Unternehmenswebsites für die Internetpräsenz und von Bereichsportalwebsites. Diese Features ermöglichen Ihnen, Webinhalte fristgerecht zu erstellen und zu veröffentlichen und letztendlich die Kosten und den Aufwand für die Verwaltung mehrerer Websites zu reduzieren.

Vorlagenbasierte Webseiten  Mit den Features zur Webinhaltsverwaltung in Office SharePoint Server 2007 können Sie vorlagenbasierte Webseiten erstellen, bearbeiten und verwalten. Dazu erstellen Sie Seitenlayouts, die als "Vorlagen" zum Erstellen und Verwalten der Webseiten dienen. Damit geben Sie für Autoren vor, wie sie Inhalte erstellen, und für Leser, wie sie Inhalte anzeigen können.

Veröffentlichen von Websitevorlagen  Sie können mit dem Erstellen einer neuen Office SharePoint Server 2007-Website beginnen, indem Sie eine der verschiedenen Arten von Websitevorlagen auswählen. Dazu können auch auch Vorlagen gehören, die bestimmte Anforderungen an das Veröffentlichen von Inhalten Ihrer Organisation erfüllen. Die Websitevorlagen in der Gruppe Veröffentlichen ermöglichen Organisationen das Entwerfen, Bereitstellen und Verwalten von Intranetportalen von Unternehmen, von Unternehmenswebsites für die Internetpräsenz und von Bereichsportalwebsites. Alle Websitevorlagen in der Gruppe Veröffentlichen verfügen über Veröffentlichungsfeatures wie die Symbolleiste zum Bearbeiten von Seiten, den Inhalts-Editor und das Auschecken.

• Website "Nachrichten"  Wählen Sie diese Websitevorlage aus, wenn Sie schnell und einfach eine Website für Nachrichtenartikel und Hyperlinks zu Nachrichtenartikeln erstellen möchten. Die Vorlage enthält Beispiellayouts für Nachrichtenseiten und ein Archiv zum Speichern älterer Nachrichtenelemente. Sie weist außerdem ein unkompliziert Layout für Leser und Nachrichtenanbieter auf. Darüber hinaus enthält diese Websitevorlage zwei Webparts für eine effiziente Nachrichtenübermittlung: RSS-Anzeige und Diese Woche in Bildern.
• Veröffentlichungssite mit Workflow   Wählen Sie diese Websitevorlage aus, wenn Sie eine Website zum planmäßigen Veröffentlichen von Webseiten unter Verwendung von Genehmigungsworkflows erstellen möchten. Die Vorlage enthält Dokument- und Bildbibliotheken zum Speichern von Webveröffentlichungen. Sie können z.B. eine Website für technische Artikel erstellen, die vor der Veröffentlichung von Experten zum jeweiligen Fachgebiet überprüft werden müssen.
• Zusammenarbeitsportal  Wählen Sie diese Website aus, wenn Sie eine Startwebsitehierarchie für ein Intranetbereichsportal erstellen möchten. Die Vorlage enthält eine Homepage, eine Website Nachrichten, ein Websiteverzeichnis und ein Suchcenter mit Registerkarten. Normalerweise besitzt diese Website nahezu so viele Mitwirkende wie Leser und wird zum Hosten von Teamwebsites verwendet. Dieser Vorlagentyp ist hilfreich, wenn Sie ein Bereichsportal erstellen möchten, auf dem Mitarbeiter gemeinsam Dokumente und Webseiten bearbeiten und veröffentlichen können. Diese Websitevorlage ist nur verfügbar, wenn Sie in der Zentraladministration eine Websitesammlung erstellen.
• Veröffentlichungsportal  Wählen Sie diese Vorlage aus, wenn Sie eine Startwebsitehierarchie für eine im Internet veröffentlichte Website oder ein großes Intranetportal erstellen möchte. Diese Website kann problemlos mit einem unverkennbaren Branding angepasst werden. Sie umfasst eine Homepage, eine Unterwebsite mit Beispielpresseerklärungen, ein Suchcenter und eine Anmeldeseite. Normalerweise verfügt diese Website über deutlich mehr Leser als Mitwirkende, und sie wird zum Veröffentlichen von Webseiten mit Genehmigungsworkflows verwendet. Standardmäßig können nur untergeordnete Veröffentlichungssites mit Workflow unter Websites erstellt werden, die Sie mit dieser Vorlage erstellen. Diese Websitevorlage ist nur verfügbar, wenn Sie in der Zentraladministration eine Websitesammlung erstellen.

Integration in Office SharePoint Designer 2007   Office SharePoint Designer 2007 ist ein neues Produkt zum Erstellen und Anpassen von Office SharePoint Server 2007-Websites und zum Erstellen workflowaktivierter Anwendungen, die auf SharePoint-Technologien basieren. Sie können mit Office SharePoint Designer 2007 eine Office SharePoint Server 2007-Website anpassen. Dadurch können Sie Portalwebsites und Portalseiten flexibler und leistungsfähiger gestalten als je zuvor. Verwenden Sie z.B. die neuesten Bearbeitungstools, um CSS-Dateien (Cascading Style Sheet) für SharePoint-Websites zu bearbeiten.

Webseitenerstellung im Kontext  Sie können Webseiten mit dem Rich-Text-Editor von Office SharePoint Server 2007 erstellen. Wenn Sie einen Browser verwenden, können Sie im Textbearbeitungsmodus den Inhalt einer Seite eingeben und bearbeiten. Im HTML-Quelleditor können Sie den Seiteninhalt mit Standard-HTML eingeben und bearbeiten. Es stehen Ihnen noch weitere Features zur Verfügung:

• Ein Feature zum schnellen Erstellen, Organisieren und Formatieren von Hyperlinks.
• Ein Webpart zum Rollup von Inhalten auf der Website.
• Die Möglichkeit zur Rechtschreibprüfung des von Ihnen erstellten Inhalts.
• Die Möglichkeit zum zentralen Verwalten und Bearbeiten von Inhalten aus Textbausteinen, z.B. Copyright-Vermerke.

Clientdokumenterstellung   In Office SharePoint Server 2007 können Sie Webseiten auch erstellen, indem Sie Dokumente konvertieren, die Sie in anderen Programmen erstellt haben. Diese Möglichkeit bietet viele Vorteile, je nachdem, in welchem Programm Sie das ursprüngliche Dokument erstellt haben. Sie können z.B. mit Office Word 2007-Dokumenten Webseiten für Ihre Websitesammlung erstellen. Diese Vorgehensweise bietet folgende Vorteile:

• Schnelleres Erstellen   Sie können wichtige Office Word 2007-Dokumente, z.B. Whitepapers oder Statusberichte, direkt in Webseiten umwandeln, anstatt sie für die Verwendung im Web neu zu erstellen.
• Offlinearbeit   Wenn Sie Office Word 2007 zum Erstellen einer Webseite verwenden, spielt es keine Rolle, ob bei der Bearbeitung des Inhalts eine Verbindung mit dem Internet hergestellt ist.
• Umfangreichere Features zur Dokumenterstellung   Office Word 2007 bietet mehr Textverarbeitungsfeatures als in Office SharePoint Server 2007 allein verfügbar wären.
• Flexible Verwendung von Dokumenten   Sie können Office Word 2007-Dokumente auch für andere Zwecke verwenden. Erstellen Sie z.B. eine neue Produktankündigung in Word, und verteilen Sie die Ankündigung dann in einer E-Mail-Nachricht oder im Web.

Websitevariationen  Das Publikum von Websites kann sich in vielerlei Hinsicht unterscheiden, z.B. in der Sprache, dem geografischen Standort, dem verwendeten Browser oder der Firmenzugehörigkeit. Das Erstellen und Verwalten von Variationen einer Website kann sich als schwierig und zeitraubend erweisen. In Office SharePoint Server 2007 ermöglicht das Variationenfeature Websiteadministratoren eine einfachere Verwaltung der Variationen, indem anpassbare Kopien des Inhalts aus einer Quellwebsite auf jeder Zielwebsite gespeichert werden. Dieses Feature ist besonders für das Veröffentlichen von mehrsprachigen Websites hilfreich. Geben Sie z.B. eine Quelle an (z.B. Pressemitteilungen - Englisch) und mehrere Zielwebsites ( z.B. Pressemitteilungen - Französisch, Pressemitteilungen - Japanisch), und Office SharePoint Server 2007 synchronisiert die Zielwebsites mit der Quellwebsite.

Websitenavigation  Office SharePoint Server 2007 enthält Features, die das Erstellen und Verwalten der Navigationsstruktur der Website vereinfachen.

Seite "Websiteinhalt und -struktur"  Verwenden Sie die Seite Websiteinhalt und -struktur, um den Inhalt und die Struktur der SharePoint-Websitesammlung zu verwalten. In Office SharePoint Server 2007 wird die Navigation dynamisch aus der Hierarchie der Websitesammlung generiert. Wenn Sie die Struktur der Website ändern (z.B. durch Verschieben einer Unterwebsite) wird diese Änderung folglich auf die Websitenavigation übertragen. Die Stelle, an der das Element anschließend angezeigt wird, gibt die neue Position der zugrunde liegenden Unterwebsite an. Sie Aktionen, die Sie auf dieser Seite durchführen können, betreffen nicht nur das Ändern der Websitestruktur. Sie können Inhalte verwalten, indem Sie weitere Aktionen zu Listen und Listenelementen ausführen. Checken Sie z.B. Elemente ein- oder aus, und veröffentlichen oder kopieren Sie Elemente.

Die Seite Websiteinhalt und -struktur wurde ähnlich wie Windows Explorer gestaltet, damit Sie mit der Darstellungsweise vertraut sind. Sie sehen die Hierarchie der Websitesammlung im Navigationsbereich links auf der Seite Websiteinhalt und -strukturals Strukturansicht. Rechts werden die Elemente im Listenbereich aufgeführt.