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Anforderungen: Techniken bei der Erfassung

Techniken

Wenn strukturiert Anforderungen zur Konzeption von IT-Lösungen ermittelt werden sollen, steht ein ganzer Blumenstrauß an möglichen Techniken zur Verfügung, welche von kommunikativ bis hin zu denkender Stillarbeit und planerischer Schreibtischkonzeption reichen. Man kann fast das gesamt Arsenal an Kreativtechniken einsetzen, das im Rahmen von Besprechungen und Gruppenrunden überhaupt denkbar sind. Für die Auswahl der geeigneten Techniken sollte insbesondere die wahrscheinliche Projektgröße und die personelle Zusammensetzung des Teams sowie der bearbeitete Weltausschnitt berücksichtigt werden. Umfangreiche Marathons an Kreativsitzungen mit mehr Personen als nachher eigentlich für den Betrieb der Software zu erwarten sind, ist im Normalfall ein Zeichen, dass mit den berühmten Kanonen auf Spatzen geschossen wird. Verwaltet diese eine Person allerdings eine komplexe chemische Anlage und ist damit ein umfangreiches technisches Wissen notwendig, so ist es sicherlich notwendig, auch ausgewiesene Experten des zu modellierenden Weltausschnitts hinzuzuholen und ausgedehnte Sicherheits- und Risikoüberlegungen anzustellen.

Neben der Verhältnismäßigkeit ist auch der Zeitbezug innerhalb des Projekts von entscheidender Bedeutung. Für fast jeden Schritt, den man in einem gewöhnlichen Projektverlauf bzw. im kontinuierlichen Anforderungsmanagement in Zyklen durchläuft, gibt es einige Techniken, die besonders gut genutzt werden können. Während sie innerhalb eines Projekts teilweise nur ein einziges Mal zum Einsatz kommen, so ist es bei einer permanenten Anforderungserfassung und –kontrolle üblich, wiederkehrend die gleichen Techniken zu wiederholen

In diesem Spannungsverhältnis aus Nutzen und Wirkung müssen die nachfolgend beschriebenen Techniken gesehen werden. Die Überlegungen zur Durchführung von empirischen Untersuchungen ähneln dabei normalerweise denen bei anderen empirischen Arbeiten und Untersuchungen. Man unterscheidet die nachfolgenden Bereiche:

  • Dokumentanalyse: Oftmals ist es erforderlich, zunächst ein kleine Fachliteraturstudium durchzuführen, um den Problembereich oder den zu modellierenden Weltausschnitt zu erfassen. Dies kann teilweise auch in Form von Gesetzestexten, Prozessbeschreibungen oder sonstigen Dokumente geschehen, die Aspekte des Weltausschnitts beschreiben oder definieren. Bisweilen kann es auch sein, dass bereits verschiedene Protokolle von Sitzungen zur Planung, fertige Dokumente, die nicht-elektronische Geschäftsobjekte darstellen, oder sonstige schriftliche Unterlagen existieren, die für die Analyse herangezogen werden. In diesem Zusammenhang kann es sich dann teilweise auch um eine Art Beobachtung oder Mitarbeit handeln, wobei diese allerdings nach der eigentlichen Arbeit auf Basis von Arbeitsergebnissen aufbaut.
  • Befragungen: Mit Hilfe eines Fragebogens oder eines Anforderungsinterviews lassen sich in direkter Kommunikation Informationen zu Arbeitsaufgaben, Schwierigkeiten mit der aktuellen Lösung, Wünsche für eine neue Anwendung, über der Anwendung stehende allgemeine Ziele sowie beliebige Äußerungen, die sowohl sachlich wie auch emotional sein können, abrufen. Dabei bietet ein Fragebogen normalerweise die Möglichkeit, Fragen und Antworten zu strukturieren und so eine ordentliche und vergleichbare Erhebung mit einer Reihe von Befragten zu erhalten. Er ermöglicht es auch, verschiedene offene Fragen anzugeben, zu denen sich Benutzer schriftlich frei äußern können. Dies ist allerdings nicht sehr beliebt, sodass es relativ schwierig, gute und umfangreiche Ergebnisse zu erhalten. Ein Interview bietet dagegen die Möglichkeit, sich einfach und umfangreich frei zu äußern, wobei hier die Vergleichbarkeit der Ergebnisse auch bei umfangreichen Anzahl von gleichartigen Fragen schwieriger ist als bei einem Fragebogen. Daher kann man gut ein sehr gelenktes Interview einsetzen, indem ein Fragen mündlich durchgearbeitet wird. Dies hat vor allen Dingen den Vorteil, dass Vorteile beider grundlegender Techniken vereint werden.
  • Gruppentechniken: In Abhängigkeit von der Größe der Software oder des gesamten Projekts kann man auch eine Reihe von Gruppentechniken einsetzen. Sie werden meistens mit allen Projektbeteiligten zugleich durchgeführt, weil man davon ausgeht, dass sie in ihrer Gesamtheit die Anforderungen der gesamten Software zusammentragen können. Bisweilen ist es hier notwendig, auf zusätzliche Experten oder besondere Verantwortliche zurückzugreifen, die weitere Aspekte oftmals au fachlicher oder strategischer Sicht beisteuern können. In diesem Bereich wird man vermutlich immer den Anforderungsworkshop finden, in dem Auftraggeber und Auftragnehmer zusammenkommen, um Ziele und Anforderungen so zu erörtern, dass möglicherweise auch gleich mögliche Lösungswege diskutiert werden können. Diese Technik lässt sich auch in regelmäßigen Treffen gut wiederholen und für Kontrollen nutzen. Zu Anfang eines Projekts, zur Ideenfindung oder für einen allgemeinen, spontanen und möglichst phantasievollen Einstieg in eine Anforderungssammlung lassen sich eine Reihe von Kreativitätstechniken verwenden: Metaplan, Brainstorming, Mind-Maps.
  • Beobachtungen und Tätigkeitsanalysen: Wenn Anforderungsanalysen im Bereich von Prozess- oder Workflowmanagementsystemen erstellt werden, dann lohnt sich im Regelfall, aktuelle Benutzer dabei zu beobachten, wie sie die gestellten Aufgaben aktuell lösen. Dies ist dann auch für die zu erstellende Ist-Analyse und die Soll-Modellierung zu verwenden, da man zunächst überhaupt erfasst, wie der aktuelle Prozess bearbeitet und durchgeführt wird. Dies ist dann für die zu erstellende Software insofern sehr interessant, da durch eine Beobachtung der tatsächlichen Arbeitsschritte Details ins Auge fallen, die ansonsten im Normalfall als Sonderfälle nicht erwähnt werden. Gerade diese Sonderfälle allerdings geben viel besser Aufschluss über die Komplexität eines einzelnen Schritts und in ihrer Gesamtheit über den Umfang des gesamten Prozesses als der problemlos durchgeführte Standardfall. Hier besteht auch die Möglichkeit, neben einer direkten (Anwesenheit des Beraters) oder indirekten (abgeleitete Informationen aus bearbeiteten Dokumenten) Beobachtung auch stichprobenartige Untersuchungen (Multimomentstudien) oder sogar eine Selbstbeobachtung durchzuführen. Die zuletzt genannte Möglichkeit klingt oftmals für Verantwortliche des Auftraggebers sehr attraktiv, lässt sich allerdings meistens weniger gut umsetzen als eine klassische direkte Beobachtung, weil den Mitarbeitern die Zeit oder die Motivation sowie die geeigneten zusätzlichen Techniken fehlen, ihre eigenen Arbeitsschritte darzustellen. Ein Mittelweg ist daher oftmals die Durcharbeitung und Untersuchung von bearbeiteten Dokumenten.
  • Mitarbeit: Eine besonders intensive, daher auch sehr nützliche, aber leider mit hohen Kosten verbundene Technik ist die Mitarbeit. Sie bietet gleichzeitig den Aspekt der Beobachtung, durch die direkte Beteiligung eine erhöhte Chance des tiefen Verständnisses von Prozessschritten, Notwendigkeiten und betrieblichen Erfordernissen als auch die zusätzliche Möglichkeit zu Informationen aus Gesprächen, die während der Mitarbeit stattfinden können.

Unterstützung durch die Comelio GmbH

Die Berater der Comelio GmbH sind in der Lage, selbst die entsprechenden Techniken im Rahmen von Anforderungsanalysen oder kontinuierlich im Rahmen des Anforderungsmanagements durchzuführen. Sie bieten allerdings ebenso Hilfestellung bei der Einrichtung einer innerbetrieblichen Gruppe, die für die kontinuierliche Verbesserung und zusätzliche Entwicklung von Softwaremodulen verantwortlich ist. Insbesondere die Hilfe zur Selbsthilfe in diesem Bereich kann hilfreich sein, um ein möglichst kostengünstiges kontinuierliches Anforderungsmanagement einzurichten, das von Personen durchgeführt wird, die am besten sogar direkt von der Software betroffen sind oder am Prozess beteiligt sind. Die konkreten Aufgaben in diesem Gebiet, die von den Berater der Comelio GmbH übernommen werden können, ist die Erarbeitung von Fragebögen, Planung von Datenerhebungen, Bereitstellung und Entwicklung von Dokumenten, die bei der Analyse genutzt werden sollen, sowie die Auswahl relevanter Personen und Themenstellungen.