Projektstruktur und Zeitverlauf

Strukturiertes und systematisches Vorgehen ist eine der wesentlichen Voraussetzungen, um komplexe Systeme unter Vertragsbedingungen und innerhalb eines vorab gesteckten Zeitplans zu entwickeln. Die Comelio GmbH legt als IT-Dienstleister sowohl zum Vorteil Ihrer Kunden als auch zu ihrem eigenen und zum Wohl Ihrer Mitarbeiter ausdrücklich darauf Wert, die Projektdurchführung auf Basis von anerkannten Methoden und unter Berücksichtigung von eigenen Vorgehensweisen zu stellen. Dieser Artikel stellt die wesentlichen Prinzipien der Projektsteuerung und den normalen Ablaufplan für Projekte der Systementwicklung und der Beratung dar. Mischformen werden aus Gründen der Übersichtlichkeit nicht betrachtet, sondern nur am Rande erwähnt. Allerdings kann davon ausgegangen werden, dass die unterliegenden Prinzipien und Ansätze auch in anderen Projektformen und Dienstleistungen sinnvoll greifen und zu beiderseitigen Nutzen Verwendung finden können.

Eingesetzte Techniken

Die Anforderungsanalyse erfolgt mit Hilfe der Use Case-Technik (Anwendungsfälle), deren textuelle Ergebnisse vielseitig für die Projektsteuerung und die eigentliche Systementwicklung genutzt werden können. Diese Technik ist nicht standardisiert, wird aber in unterschiedlichen Varianten, die sich hauptsächlich in ihrer Form und im Detaillierungsgrad unterscheiden, von anderen Standards unterstützt und integriert.

Die Modellierung der Software erfolgt mit Hilfe der weltweit anerkannten und standardisierten UML (Unified Modeling Language). Die Comelio GmbH ist selbst Mitglied in der OMG (Object Management Group), welche die UML standardisiert und weiter entwickelt. Viele große Software- und Systemhersteller sind Mitglied dieser global operierenden Organisation.

Die Projektdurchführung gelingt normalerweise über den Einsatz des von der Bundesrepublik Deutschland vorgeschlagenen V-Modells in seiner jeweils gültigen und aktuellen Fassung. Dieses insbesondere für komplexe Großprojekte einsetzbare dokumentengetriebene Vorgehensmodell wird in unterschiedlichen Varianten bei der Comelio GmbH eingesetzt, sodass verschiedene Projektgrößen eine passende Projektbegleitung durch die Dokumente und Techniken des V-Modells erfahren. Wesentliche große Systeme wurden und werden auf Basis des V-Modells in Deutschland entwickelt. Sollte der Auftraggeber ein eigenes Projekthandbuch und damit ein hauseigenes Vorgehensmodell besitzen, so wird es in vielen Fällen viele Gemeinsamkeiten mit dem V-Modell aufweisen und kann auch als Ersatz verwendet werden. Die einzige Voraussetzung ist jedoch, dass es qualitativ der im Normalfall von der Comelio GmbH ausgesuchten V-Modell-Variante entspricht.

Die Architekturvorschläge sowie die konkrete Implementierung erfolgen auf Basis von Vorschlägen, die unmittelbar aus dem Umkreis der jeweiligen Technologieanbieter wie Microsoft, Sun oder Oracle stammen. Dies gelingt umso einfacher, da die Comelio GmbH Partner (Microsoft Certified Partner, Sun Advantage Partner, Oracle Partner) dieser Unternehmen ist soll eine Vergleichbarkeit von Vorschlägen und Architekturentwürfen gewährleisten sowie die Erfahrungen und Überlegungen anderer Projekte bzw. der weltweiten Entwicklergemeinde Gewinn bringend nutzen. Dies betrifft auch die Verwendung von so genannten Entwurfsmustern (Design Patterns), die zwar nicht durch ein fest eingesetztes Gremium oder eine Organisation kanonisiert werden, welche aber in der Literatur und in der täglichen Arbeit von sehr vielen Entwicklern Eingang gefunden haben.

Zusätzlich verwendet die Comelio GmbH ein selbst erstelltes System mit dem Hausnamen Code Basis. Es sammelt geeignete Architekturvorschläge, Algorithmen und Entwürfe zur späteren Wiederverwendung. Der Zugriff auf die Code Basis und die Verwendung ihrer Inhalte erfolgt unter Geheimhaltung der Implementationsorte, was insbesondere den Namen des Auftraggebers betrifft. Somit wird gewährleistet, dass eine schnelle und effiziente Projektdurchführung mit im günstigsten Fall bereits mehrfach eingesetzten Verfahren geschieht.

Fahrpläne und Normal-Zeitverlauf

Für die beiden grundlegenden Dienstleistungen Systementwicklung und Beratung soll anhand von einer Zeitlinie dargestellt werden, wie Projekte durch die Comelio GmbH im Normalfall durchgeführt werden. Die Reihenfolge und die Durchführung der unterschiedlichen Aktivitäten wird grundlegend nur dann geändert, wenn die Produkte (Dokumente, Modelle, Berichte etc.), welche am Ende einer Phase stehen, vorhanden sind. Das heißt, sobald eine Mitarbeit durch den Auftraggeber festgelegt wird, muss diese für einen erfolgreichen und qualitativ hochwertigen Projektverlauf darauf ausgerichtet sein, die entsprechenden Produkte teilweise oder komplett zu liefern. Dies betrifft in vielfältiger Weise die gemeinsame oder konsortiale System-Entwicklung, bei der ein weiteres Auftragnehmer-Unternehmen oder der Auftraggeber selbst für die Bereitstellung von Modellen, Use Case-Material, dem Prototyp, Testdaten oder ähnlichen notwendigen Bestandteilen verantwortlich ist. Dann verschiebt sich möglicherweise die Reihenfolge oder die Aufgabenverteilung, aber der grundlegende Projektverlauf bleibt im Wesentlichen erhalten.

System-Entwicklung

Der Bereich Systementwicklung kann solche Projekte wie Softwareerstellung und damit Programmierung, nur Datenbankerstellung, Serverinstallation und -einrichtung oder eine Kombination aus all diesen grundlegenden Aktivitäten umfassen.

Nach einer Kontaktaufnahme durch den Auftraggeber und die Übermittlung seiner Anfrage, die im günstigsten Fall bereits mit Informationen zu seiner Situation und seinen Wünschen verbunden ist, erhält er von der Comelio GmbH allgemeine Informationen über Möglichkeiten der Zusammenarbeit mit der Comelio GmbH und eine Auftragsdurchführung. Danach folgt eine kurze Phase, in der Fachkräfte der Comelio GmbH die eingegangen Daten untersuchen, wahrscheinlich in direkter telefonischer oder elektronischer Kommunikation mit dem Auftraggeber treten, um weitere Erkundigungen einzuholen. Diese Phase endet dann mit einem so genannten Vorab-Angebot, in dem eine grobe Skizze der möglichen Lösung und die damit verbundenen Aufwendungen zu ersehen sind. Dies ist die eigentliche Antwort auf die übermittelte Anfrage und soll dem Abstecken von Rahmenbedingungen dienen. Nachdem der Auftraggeber sein Interesse an einer weiteren Zusammenarbeit und der Abgabe eines endgültigen Angebots bekundet hat, erfolgt ein Vor-Ort-Termin beim Auftraggeber. Dieser ist sowohl für das persönliche Kennenlernen und damit für eine zwischenmenschliche Kontaktaufnahme von großer Bedeutung als auch für die persönliche und direkte Inaugenscheinnahme der vorliegenden Situation, der Klärung weiterer Fragen und dem Herstellen einer positiven emotionalen Grundstimmung zwischen beiden Parteien. Mit Hilfe der neu erhaltenen Informationen und Eindrücke erstellt nun der Auftragnehmer das endgültige Angebot und beendet diese Phase mit seiner Abgabe. Normalerweise wird vom Auftraggeber gewünscht, dass das Angebot persönlich vorgestellt wird, sodass beide Parteien die Möglichkeit haben, sich intensiver persönlich kennen zu lernen. Dieses besondere Treffen dient dazu, mit einer größeren Menge an Projektbeteiligten emotionale Beziehungen aufzubauen und auch technisch-organisatorische Fragen zur Abwicklung und zur vorgeschlagenen Lösung zu klären.

Es folgen bei Interesse durch den Auftraggeber Vertragsverhandlungen und Klärung des konkreten Vorgehens. Diese Phase endet dann mit dem endgültigen Vertragsschluss, und die Kommunikationsbeziehung verliert damit ihren vorläufigen oder auch unverbindlichen Charakter und tritt in eine feste Bindung über. Von nun an sind auch die einzelnen Aktivitäten des Auftragnehmers kostenpflichtig gemäß des geschlossenen Vertragswerkes.

Da die erste Analyse nicht alle Informationen einbezog, welche der Auftraggeber hätte geben können, ist es nun notwendig, das geplante System in seinen Grundzügen vollständig zu erfassen. Dabei ist es von fundamentaler Bedeutung, dass ein intensiver gedanklicher Austausch zwischen beiden Parteien stattfindet. Dies geschieht zunächst mit einer Anforderungsanalyse unter Verwendung der Use Case-Technik, wobei der Auftraggeber auch in diese Technik eingeführt werden kann, um selbst aktiv teilnehmen und die Analyse kontrollieren und begleiten zu können. Aus den Erkenntnissen der Use Case-Analyse lässt sich dann das notwendige Datenmodell und ebenfalls die notwendige Architektur erstellen. Ebenfalls kann dann der Softwareentwurf abgeleitet werden und sowohl textuell als auch insbesondere durch die UML beschrieben werden.

Um endgültige Klarheit über das zu erstellende System zu erlangen und auch um einen ersten Eindruck seiner Architektur, seines Aussehens und seiner groben Funktionalität geben zu können, erstellt der Auftragnehmer einen Prototyp. Dieser wird unter Verwendung verschiedener Techniken der Code Basis generiert und dient der Anschauung sowie der Festelllung von Änderungsbedarfen. Änderungswünsche können dann wieder in die verschiedenen Modelle und Planungsdokumente einfließen.

Als wesentlichste Phase des gesamten Projekts schließt sich dann die eigentliche Systementwicklung (Programmierung, Einrichtung der Datenbank und der Server auf dem Entwicklungssystem) an. Sie verläuft in vorher festgelegten Meilensteinen, sodass die Möglichkeit für den Auftraggeber besteht, Kontrolle über die durchgeführten Arbeiten auszuüben und Änderungswünsche bzw. Rückmeldungen abzugeben. Für den AUftragnehmer ergibt sich der Vorteil der zwischenzeitlichen Kosten-Abrechnung und der Integration de Auftraggeberanmerkungen. Sie endet mit der letzten Teilphase der Dokumentations- und Handbucherstellung.

Das fertige System muss nun vom Entwicklungsserver in die Systemlandschaft des Auftraggebers übertragen werden, wozu die Phase der Abgabe gehört. Gleichermaßen kann das System in dieser Phase vorgeführt und durch den Auftraggeber abgenommen werden. Falls Schulungsbedarf für Administration oder Verwendung besteht, kann dies in der Abgabephase befriedigt werden.

Nach der Beendigung der Abgabephase endet das eigentliche Projekt und damit im Normalfall die vertragliche Bindung. Da allerdings im Regelfall eine Nachbetreuung aufgrund von weiteren Anforderungen, Korrekturen oder allgemeinen Änderungswünschen besteht, kann sich eine Nachbetreuungsphase anschließen. Sie kann weitere einzelne Projektzyklen enthalten.

Comelio GmbH: Zeitplan bei der SystementwicklungZeitplan bei der Systementwicklung

Beratung

Der Bereich Beratung umfasst solche Projekte, die Technologieauswahl, ihre Bewertung und die Wissensweitergabe zu Technologien betreffen, kann aber auch Quelltextüberarbeitung, Leistungsoptimierung, Re-Design / Re-Factoring, Aktualisierung, Migration, Gutachten, Nach-Dokumentation und eine Vielzahl anderer nicht ein neues System von Grund auf erstellendes Arbeiten umfassen. Der Normalverlauf entlang der Zeitschiene zeichnet sich insbesondere durch verkürzte Einzelphasen sowie eine geringere Komplexität aus, die sich u.a. in der Analysephase und der Vertragsvorbereitung zeigt. Da in vielen Fällen entweder kein festes Ergebnis erwartet wird oder das Ergebnis an sich im Vergleich zu einem Neu-System weniger komplex ist, sind hier vielfältige Verkürzungen und alternative Wege zu erwarten.

Wie schon bei den Projekten zur Systementwicklung dargestellt, beginnt dieser Projektzyklus ebenfalls mit der Kontaktaufnahme durch den Auftraggeber. Grundsätzlich ergibt sich kein anderer Verlauf als in diesen Projekten: Der Erhalt von eingegangenen Informationen wird bestätigt, indem zunächst allgemeine Informationen zu den IT-Dienstleistungen bei der Comelio GmbH zurückgesandt werden.

In einer zweiten Phase werden dann die Informationen gesichtet. Da sie für gewöhnlich bereits umfassend genug sind und die Anforderungen der Anfrage besser abbilden als bei Projekten der Systementwicklung, reicht eine persönliche Kontaktaufnahme per Telefon oder E-Mail meist aus, um genügend Daten für die Abgabe eines Angebots zu haben. Sollten die angefragten Dienstleistungen solche Themen wie Projektleitung von bestehenden oder geplanten Projekten betreffen, dann sind hier insbesondere auch persönliche Treffen vor Ort notwendig, doch in den meisten Fällen genügt ein Austausch über bekannte Kommunikationswege. Diese Phase endet daher auch wesentlich früher und schneller als bei den Projekten zur Systementwicklung mit der Abgabe eines Angebots.

In der Phase des Vertragsschlusses signalisiert der Auftraggeber sein Interesse an einer Zusammenarbeit und an den angebotenen Dienstleistungen. Die Vertragsverhandlungen können in vielen Fällen auch standardisiert erfolgen, da ihr Gegenstand oft nicht die Komplexität von Systementwicklungsprojekten erreicht. Bei umfangreichen und längerfristigen Dienstleistungen ist hier meistens auch ein persönliches Kennenlernen von Bedeutung, um zwischen beiden Parteien ein Vertrauensverhältnis zu schaffen und zusätzliche Informationen wie auch persönliche Äußerungen und Wünsche für die gemeinsame Zusammenarbeit auszustauschen. Mit dem endgültigen Vertragsschluss endet dann diese Phase und auch der Bereich der kostenfreien Interaktion.

In der eigentlichen Dienstleistungsphase können eine Vielzahl von Aktivitäten vor Ort oder extern, alleine durch den Auftragnehmer oder in Zusammenarbeit und direkter Interaktion mit den Mitarbeitern des Auftraggebers erfolgen. Diese Phase bildet wie schon bei den Projekten zur Systementwicklung die Kernphase des gesamten Zyklus ab und enhält die eigentlichen mit Aufwendungen verbundenen Arbeitsleistungen des Auftragnehmers.

Sofern Arbeitsergebnisse in Form von Gutachten, Dokumentation oder ähnlichen Texten benötigt werden und Gegenstand des Vertragswerkes waren, bildet die Abgabe und Präsentation dieser Ergebnisse eine eigene Phase. Diese Phase kann auch in Abhängigkeit der Organiation und Arbeitsweise in der vorherigen Phase eine umfangreiche Interaktion zwischen beiden Parteien stattfinden. Dies ist insbesondere dann zu erwarten, wenn die Erstellung der Ergebnisse quasi interaktionslos oder nur in kleineren Arbeitsgruppen, Interviews oder Recherchen erfolgte, diese Ergebnisse aber einem Entscheidungsgremium vorgetragen werden sollen.

Mit der Abgabe und Vorstellung der Arbeitsergebnisse endet der eigentliche Projektzyklus und die Vertragsbeziehung. An diese Phase lässt sich allerdings auch ein weiteres Projekt wie z.B. eines der Systementwicklung anschließen. Dieses greift dann die Ergebnisse in Form von Architektur-/ (Re-)Design-, Refactoring-, Migrationsempfehlungen usw. auf und setzt sie in ein konkretes neues oder verbessertes System um.

Comelio GmbH: Zeitplan bei der BeratungZeitplan bei der Beratung

Stichwort Bürokratie und Dynamik

Die Comelio GmbH hat ein eigenes Interesse daran, genau die richtige Mischung an Bürokoratie (und damit die Erstellung von Textmaterial in Form von Use Cases, Besprechungsnotizen, Dokumentation, Projekttagebüchern, Spezifikationen, Änderungsanträgen, Abnahmedokumente usw.) und Dynamik (und damit die eigentliche Programmierung, das schnelle Eingehen auf Änderungswünsche usw.) zu finden. Die meisten Auftraggeber legen allerdings selbst Wert darauf, möglichst umfassend das Fortschreiten der Arbeiten kontrollieren und organisieren zu können. Selbstverständlich besteht auch hier immer der Wunsch und das betriebswirtschaftlich notwendige Ziel, soviel Zusatzarbeiten wie nötig und so wenig solcher Arbeiten wie möglich zu fordern und letztendlich auch im Budget einzuplanen. Alle von der Comelio GmbH erstellten Dokumente dienen der rechtlichen Absicherung beider Seiten, einem erfolgreichen und auch pünktlichen Projektverlauf und bieten auch die Möglichkeit, durch die vorgegebene und verlangte Ordnung einen ruhigen und kontinuierlich fortschreitenden Arbeitsfluss zu erzeugen, der im beidseitigem Einvernehmen verläuft. Auch im schwierigen Fahrwasser, das aus vielen Gründen nie ausgeschlossen werden kann, helfen die vorgestellten Techniken, einvernehmlich und ruhig das Projektschiff in den sicheren Hafen zu steuern.